Un caso real.

A continuación de se presenta un caso real de intervención en una organización. Ante una situación de crisis organizacional la empresa debió tomar la decisión de incorporar un agente externo, adentrarlo en la dinámica y cultura de la organización y desde allí reformular la organización.

Hoy ese agente externo es el gerente general de la empresa, y este es su testimonio.

Desde sus orígenes esta empresa era administrada de manera innata, a través de presunciones y espasmos ante cualquier circunstancia.  Debido a los diferentes aciertos empresariales y a los mismos estímulos la empresa fue creciendo y necesitando profesionales para las diferentes aéreas que existían en eso momento. La administración y logística eran a cargo del mismo dueño de la empresa, el cual realizaba diferentes labores dentro de la misma empresa.  Ante el crecimiento y el acercamiento de la empresa a grandes instituciones; tales como minería, estas fueron poniendo requisitos fundamentales a la empresa, como prevencionistas, ingenieros, etc.

Al presentarme mi primera función fue conocer el estado organizacional de la empresa, llegando a la conclusión que era casi nulo, el grupo de trabajo era bastante grande, pero imposibilitado por diferentes causas, poca experiencia, poco conocimiento en el área donde se desarrollaba el trabajador, personal no calificado. De esta manera se debió trabajar desde la raíz de la empresa, debiendo formular un plan de trabajo, que consistía en realizar una departamentalización, organización, tanto de departamentos como de funciones, obligaciones, deberes y derechos de cada cargo a crear.

Una forma simple básica era lo necesario para poder optar por un cambio rápido y efectivo, que no fuera un impacto ante los funcionarios.

Al decidir los departamentos que se crearían en la empresa, se debió decidir cuales eran los funcionarios idóneos a los cargos creados, con lo que se analizaron cada una de las capacidades de los mismos a través de entrevistas personales, teniendo como fin poder conocer las verdaderas capacidades, atributos, fortalezas y debilidades de cada uno de ellos. También se opto por contratar personal nuevo, para las vacantes creadas en el caso de ser necesario.

A través del pasar de los días, se fueron designando todos los departamentos, jefes de departamentos, y personal activo en cada uno de ellos, teniendo que dar a conocer de manera detallada, cuales eran las funciones a realizar por el departamento y las funciones de cada uno de los integrantes de cada departamento.

Cabe destacar que el grupo de trabajo, era familiar, por lo cual no estaban acostumbrados a la jerarquía organizacional, la cual fue complicada formalizar y poner en práctica. Antes los cambios los trabajadores se encontraban temerosos; tanto de su continuidad en la empresa, como de sus cualidades en las funciones realizadas, a pesar de ello fue necesario poder controlar y conocer los métodos impuestos por ellos mismos, para ver efectividad y producción.

El personal ya contratado, se encontraba ya familiarizado con el servicio entregado por nuestra empresa, por lo que estaban bastante llanos a participar de una reestructuración.

Al ser entregados, comunicados e instruidos en todos los cambios a realizar, el personal se fue fortaleciendo tanto en productividad, responsabilidad, formalismo y sobre todo animo de nuestro personal. Se noto un cambio grato donde la participación de cada uno de los trabajadores era importante, se crearon los respectivos comités paritarios, donde se le daba énfasis a la importancia del trabajador dentro de la empresa.

En todo este proceso se trató de demostrar que el funcionario y trabajador es la parte fundamental de cada organización,  se planifican reuniones por departamentos para saber avances y logros de cada uno de ellos, se planifican reuniones quincenales de gerencia donde se informa el avance obtenido y las metas propuestas, se crean métodos de trabajo y se trata de integrar y formalizar a cada uno de nuestros trabajadores.

La empresa consta con 5 departamentos que van desde la Gerencia General, que esta a cargo mío, luego la Sub gerencia, que esta a cargo de filtrar a los departamentos de Operaciones, Finanzas-contabilidad, RRHH, Prevención y Adquisiciones. A su vez el departamento de Operaciones está dividido en centros de operaciones en las diferentes faenas que se encuentran a lo largo de Chile.